O fakcie, że na tym świecie nie ma nic za darmo uczyli mnie już w dzieciństwie. W dużych, często międzynarodowych firmach ta świadomość nie zawsze dociera do właścicieli biznesowych usług wspieranych przez IT. Bynajmniej nie jest to ich bezpośrednia wina. Działy IT traktowane bywają jako worki bez dna, a pojemność zarówno systemów, jak i możliwości przetwórczych pracowników mają swoje ograniczenia. Trudno o zdecydowane podniesienie jakości usług bez adekwatnego podnoszenia kosztów. No własnie, a ile właściwie usługi IT kosztują? Kiedy trudno odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ IT rządzi się przecież własnym budżetem, z pomocą przychodzi rozliczanie kosztów (IT) pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w firmie, czyli z angielskiego chargeback (można również spotkać się z podobnym pojęciem showback polegającym głównie na wykazywaniu kosztów IT bez konieczności wzajemnych rozliczeń). Dlaczego poza samą znajomością stawek naszego działu IT warto stosować taki model zarządzania finansami? Efektyne zastosowanie mechanizmu chargeback pozwala na skuteczną alokację kosztów IT pomiędzy wszystkie korzystające z usług jednoski biznesowe. W efekcie umozliwia to lepszą skalowalność i elastyczność IT, w tym na przykład szybkie reagowanie na potrzeby biznesowe. Powstały model usług współdzielonych pozwala z kolei na optymalizację kosztów po stronie IT i doskonalenie dotychczasowych procesów poprzez umozliwienie racjonalnych inwestycji. Oczywiście zastosowanie takiej metodologii wymaga zgodności ze strategią firmy, podejściem związanym z redukcją kosztów i watością biznesową dostarczanych usług IT. Dzięki takiemu zastosowaniu wzmacniają się także pozytywne relacje pomiędzy IT a biznesem. Ci drudzy lepiej znają strukturę kosztów i dzieki temu nie tylko lepiej rozumieją swoje usługi, ale także są w stanie lepiej planować ich przyszłość. Organizacja IT ma także większą mobilizację, aby być konkurencyjnym w odniesieniu do zewnętrznych dostawców, z którymi może być porównywana. Poza samym śledzeniem i mierzeniem kosztów IT za pośrednictwem dostępnych narzędzi możemy osiągnąć poprzez chargeback namacalne cele:
– poszerzenie wiedzy o usługach o ich koszt w aktualnym katalogu usług,
– identyfikacja usłg, które wcześniej nie były brane pod uwagę np. z racji znikomych lub zawolaowanych pod innymi usługami kosztów,
– kontrola i wpływ na finansowanie usług,
– efektywniejsze wykorzystanie zasobów,
– zwiększenie produktywności.

chargebackImplementacja takich mechanizmów wymaga przede wszystkim dokładnej analizy potrzeb biznesowych. Dzięki temu możliwe będzie dopasowanie modelu naliczania opłat w zależności wspomnianego modelu biznesowego, przykładowo per użytkownik, aplikacja, moc obliczeniowa (CPU), pojemność dyskowa (GB), czy ilość serwerów niezbędnych do świadczenia usługi. Aby ustalić właściwy proces powinniśmy wiedzieć co i w jaki sposób jednostki biznesowe zyskają dzięki takiemu zastosowaniu. Na koniec możemy zająć się specyfikacją i poszukiwaniem oprogramowania, które mogłoby wesprzeć nasze założenia. Korzyści płynące z wprowadzenia takiego rozwiązania nasuwają się dość łatwo. Możemy liczyć na zwiększenie przychodów firmy dzięki efektywnemu wykorzystaniu zasobów i usprawnionemu stylowi zarządzania w organizacji IT, ale także na polepszenie wizerunku IT w całej organizacji.

Jako poparcie chargeback prosty przykład: Najbliższy mojemu sercu obszar utrzymania usług IT jest niestety zazwyczaj postrzegany jako zło konieczne i obciążenie kosztowe. Załóżmy, że korzystamy z rozliczeń pomiędzy departamentami IT i biznesu. Znamy zatem koszt Usługi X. Dzięki wewnętrznym inicjatywom pracowników IT udało się wykorzystać oprogramowanie Open Source obniżając stanowczo koszty licencji, a przy tym koszt całej usługi. Dzięki temu IT jest w stanie część zaoszczędzonej kwoty wykorzystać na wewnętrzne inwestycje podnosząc jakość usług, ale także wykazać oszczędności obniżając koszt Usługi X. Bez wcześniejszej znajomości kwoty finansowania Usługi X, jednostka IT najprawdopodobniej pozbawiona byłaby szansy na swój rozwój.

p.s. Specjalne podziękowania dla Tomka G. za nieumyślne podsunięcie tematu do opracowania.